RESUME : ALAT MANAJEMEN PENGETAHUAN

RESUME BAB 5. ALAT  MANAJEMEN PENGETAHUAN

Buku Introduction to Knowledge Management karya Dr. F. A. Uriarte, Jr.

Oleh : Ainur Rofi_140910202009_Ilmu Administrasi Bisnis

Semua organisasi berurusan dengan pengetahuan dalam kegiatan operasi sehari-hari mereka. Namun,hanya sedikit organisasi memiliki cara sistematis dan formal untuk pengetahuan mereka. Mayoritas organisasi bergantung pada individu. Konsekuensi dari ini adalah ketika orang yang memiliki pengetahuan tersebut meninggalkan organisasi, mereka membawa serta pengetahuan mereka dan mengakibatkan hilangnya aset dan sumber daya organisasi yang berharga berharga yaitu pengetahuan.

Ada beberapa faktor yang membuat organisasi terdorong untuk membangun manajemen formal dan sistematisasi pengetahuan mereka. Hal Ini termasuk keinginan atau kebutuhan untuk: (a) mendapatkan wawasan yang lebih baik tentang bagaimana organisasi bekerja; (b) mengurangi waktu dan usaha dalam mencari informasi dan dokumen; (c) menghindari pengulangan kesalahan kerja dan duplikasi yang tidak perlu; (d) mengurangi waktu respon untuk pertanyaan yang sering diminta; dan (e) meningkatkan kualitas dan kecepatan membuat keputusan penting.

Berbagai tingkat organisasi bisa mendapatkan keuntungan dari manajemen pengetahuan yang sistematis dan formal. Manfaat bagi organisasi yaitu penurunan beban kerja yang signifikan dalam Sumber Daya Manusia Manajemen (SDM), perencanaan yang lebih baik dari perekrutan karyawan, pelatihan pribadi staf, dan peningkatan retensi karyawan. Pengetahuan manajemen dapat memberikan karyawan alat yang diperlukan untuk mengelola data mereka sehingga departemen SDM dapat dibebaskan dari beberapa tugas administratif.

Manfaat strategis dari manajemen pengetahuan termasuk keunggulan kompetitif yang di dapat dari hasil pengelolaan yang baik dan sistematisasi pengetahuan di organisasi, organisasi dapat mengubah pengetahuan menjadi aset strategis dan menciptakan sebuah organisasi belajar.  Sistem tersebut juga memastikan bahwa orang yang tepat dengan pengetahuan yang relevan dikonsultasikan pada waktu yang paling tepat.

Dalam rangka untuk sepenuhnya menerapkan sistem manajemen pengetahuan dan memperoleh manfaat maksimal ada kebutuhan untuk menyediakan dua unsur: satu, Sebuah infrastruktur teknologi terdiri dari komputer, jaringan dan database; dan dua, aplikasi perangkat lunak yang diinstal dalam lingkungan terdistribusi. Ini dua elemen yang biasanya disebut sebagai alat manajemen pengetahuan. Ini alat-alat yang dirancang dan dibangun untuk memungkinkan penggunaan lebih mudah dan penggunaan  lebih cepat ,seperti manajemen dokumen, ruang kerja kolaboratif secara online, mesin pencari superior dan sejenisnya, alat ini dalam sistem manajemen pengetahuan dapat meningkatkan kolaborasi dan lingkungan kerja, meningkatkan keuntungan kompetitif dan responsif, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Alat manajemen pengetahuan yang digunakan untuk membuat, mengatur dan berbagi pengetahuan dapat ditemukan dalam dokumen, sebuah laporan proyek, atau memo dari satu karyawan yang lain. Sebuah alat manajemen pengetahuan yang ideal harus mencakup fitur seperti mobilitas yang memungkinkan pengguna untuk berinteraksi dengan sistem dimanapun dan kapanpun.

Ada berbagai macam alat manajemen pengetahuan yang tersedia yang terdiri dari fitur yang berbeda dan cocok untuk jumlah aplikasi yang berbeda. Alat manajemen pengetahuan ini termasuk : (a) sistem manajemen dokumen; (b) portal perusahaan; (c) peta pengetahuan dan keterampilan manajemen; (d) sistem informasi database dan pelajaran; (e) alat kolaborasi; dan (f) praktek dari masyarakat.

Manajemen Dokumen

Bagi banyak organisasi upaya untuk sistematisasi dan mengatur manajemen dokumen adalah titik awal dari manajemen pengetahuan. Manajemen dokumen memiliki dua fungsi utama: pertama, ia menyediakan konten dan kedua  memfasilitasi manajemen konten dan akses. Dua fungsi ini memiliki dampak positif yang signifikan pada efisiensi organisasi.

Manajemen dokumen memiliki empat elemen dasar: pertama, mencatat diskusi, email dan arsip dokumen;  kedua,  mengatur dokumen elektronik dalam kerangka hirarkis atau jaringan; ketiga,  menyediakan mesin pencari untuk pengambilan dokumen yang diinginkan; dan keempat, meningkatkan keamanan konten dengan mengalokasikan tingkat yang tepat dari akses ke setiap dokumen.

Mesin pencari mampu menganalisis konten dan mencari
sinonim. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mencari kata kunci atau frasa tidak hanya di nama dokumen tetapi juga dalam tubuh dokumen. Mesin pencari juga dapat memiliki fitur yang memungkinkan pengguna untuk mengambil dokumen apapun dalam format yang diinginkan dan dapat digunakan dengan
software yang disukai. Fitur tersebut meniadakan kebutuhan untuk memiliki semua aplikasi yang akan mahal dan tidak efisien.

Portal Perusahaan                                  

Portal pengetahuan berfungsi sebagai titik pusat untuk Berbagi ilmu. Melalui portal ini, pengguna dapat berkontribusi informasi ke  pengetahuan perusahaan, akses informasi, dan berkolaborasi dengan para ahli lain dan rekan-rekan mereka. Oleh  karena itu penting untuk mengisi portal dengan informasi kualitas tinggi untuk memastikan penggunaan sukses dalam sistem manajemen pengetahuan.

Siklus lengkap pengetahuan mencakup serangkaian bagian.  Pekerja pengetahuan mencari dan mengambil pengetahuan dari portal kemudian mengorganisir dan menganalisa sehingga dapat digunakan untuk membuat keputusan atau mengambil tindakan. Akhirnya, hasilnya dibagi dan disebarluaskan sebagai pelajaran. Pengetahuan ini kemudian disimpan di tempat yang dapat diakses oleh rekan-rekan lainnya. Pengguna dapat memperoleh pengetahuan dari orang-orang dengan keahlian yang dibutuhkan atau dari dokumen dan artefak lainnya, sehingga memanfaatkan pengalaman masa lalu. Dokumen dan artefak yang diakses melalui Portal meliputi ringkasan, penulis, jenis, tanggal dan data kontekstual lainnya.

Konsep portal perusahaan meliputi berbagai alat, teknologi dan praktik yang membuat pengetahuan yang tersedia untuk semua staf organisasi dan pengguna luar lainnya yang berwenang. Portal mendukung karya kolaboratif dari kelompok pekerja pengetahuan dalam komunitas berlatih dan dapat melayani berbagai tujuan termasuk akademik, bisnis, non-pemerintah  dan organisasi berbasis pemerintah. Portal sering berbasis web, yang memungkinkan penciptaan dokumen didistribusikan dan membuat mungkin untuk mencari informasi secara online.

Mayoritas portal biasanya terbatas ke sejumlah orang yang menjadi milik suatu organisasi. Tipe lain dari Portal diatur sekitar pengetahuan dari sektor tertentu di suatu negara atau sekelompok negara. Tipe ini biasanya disebut sebagai "Portal vertikal". Dari segi teknis, dua fitur utama portal adalah taksonomi dan crawler. Taksonomi organisasi dan pencarian lanjutan mesin adalah unsur penting dari portal yang memudahkan navigasi.  Setelah dokumen yang diserahkan portal penyimpanan, dokumen dapat diakses oleh crawler yang isi dari set dokumen, dapat digunakan untuk berbagai jaringan.

Organisasi yang membuat penggunaan portal tertentu harus menilai dan mengevaluasi kualitas kontribusi yang diajukan dan menetapkan meta-data sesuai dengan fitur khususnya. Ini memungkinkan penciptaan struktur dan kategori.  Kebijakan dan pedoman harus ditetapkan untuk memastikan kualitas yang tinggi. Untuk tujuan ini organisasi dapat mengimplementasikan kebijakan insentif untuk mempromosikan kontribusi dan menggunakan. Otomatisasi membantu untuk menghitung berapa kali pengetahuan digunakan oleh anggota lain dan menilai relevansinya. Pengguna juga dapat menilai kualitas dokumen. Dokumen yang tidak berguna, seperti yang ditulis dalam gaya yang buruk atau mengandung informasi yang tidak akurat, tidak harus disimpan dalam penyimpanan.

Keseimbangan penting harus dicapai untuk pengambilan informasi yang dinamis dan cepat yang berkualitas. Beberapa organisasi memilih untuk melakukan pendekatan "konvergen" informasi,yang berarti bahwa setiap bagian dari pengetahuan yang diterima harus divalidasi oleh organisasi dan membuat pengetahuan berkualitas tinggi. Lainnya mengadopsi pendekatan "divergen", yang memungkinkan pengguna untuk berkontribusi pada risiko mereka sendiri.

Dalam rangka mendukung pekerja pengetahuan dan praktek masyarakat,
portal menawarkan fungsionalitas tambahan untuk pertemuan didistribusikan,
ruang kerja bersama, telepon dan konferensi video dan \pertukaran seperti presentasi atau dokumen teks yang digunakan dalam pertemuan-pertemuan. Keberhasilan portal dijamin melalui identifikasi praktik dan jawaban yang sesuai dengan masalah yang dihadapi oleh pekerja pengetahuan yang menggunakannya.

Peta Pengetahuan dan Keterampilan Manajemen

Dalam sebuah organisasi di mana orang adalah aset yang paling penting, mengelola keterampilan mereka, kemampuan, minat dan pengalaman sangat penting. Keterampilan sistem manajemen adalah alat berbasis web yang mendukung ini dalam didistribusikan cara, menyebarkan beban kerja di seluruh organisasi. Semua pegawai dapat memperbarui keterampilan mereka sendiri (menambahkan keterampilan baru atau mengubah tingkat keterampilan), dan menggunakan alat ini untuk menemukan orang-orang dengan keterampilan tertentu.

Setelah disimpan semua keterampilan bersama dengan sejarah mereka, sistem ini dapat menghasilkan peta pengetahuan perusahaan, yang memberikan wawasan poin kuat dan lemah dari perusahaan, serta  tren yang muncul. Sebuah peta pengetahuan membantu menavigasi melalui dokumen, versi, penulis, ahli dan pengguna eksternal informasi, yang bisa menjadi mitra, pelanggan, pemasok dan pesaing. Peta pengetahuan adalah alat standar yang digunakan untuk mengontrol akses portal ke penyimpanan dan kategorisasi dokumen dan keahlian.

Database informasi dan Pembelajaran

Pelajaran pengetahuan dasar membentuk memori perusahaan. Pada saat yang sama Pelajaran sistem pembelajaran mendukung proses menangkap dan menyebarkan pengetahuan. Sistem Pelajaran sangat penting dalam organisasi karena kesalahan bisa sangat mahal dan menghindari masalah di masa depan memberikan penghematan yang signifikan. Sistem ini juga sangat berguna dalam organisasi di mana praktik terbaik perlu diulang dan disebarluaskan sebanyak mungkin.

Alat Kolaborasi

Kolaborasi menyerupai ruang pertemuan besar di mana rekan-rekan bekerja sama pada jarak jauh atau waktu yang berbeda. Sebuah lingkungan kolaboratif memungkinkan orang untuk bekerja secara aman di ruang kerja online, di mana mereka menggunakan e-mail, web browser internet dan aplikasi desktop untuk berbagi pengetahuan, membangun lebih dekat hubungan organisasi dan merampingkan proses kerja. Alat-alat kolaborasi menawarkan antarmuka pengguna yang lebih baik bagi pengguna internal dan eksternal, sehingga memberikan hubungan antara organisasi dan mitra dan pelanggan.

Groupware dan manajemen alur kerja juga merupakan fungsi kolaboratif. Groupware menyatukan hampir semua karyawan yang terlibat dalam tugas atau proyek tertentu. Sedangkan alur kerja menggambarkan interaksi antara karyawan dengan mendefinisikan arah, waktu dan individu yang terlibat dalam prosedur tertentu.

Pesan E-mail adalah cara dasar tetapi sangat efisien untuk berkolaborasi.
Hal ini memungkinkan orang untuk membuat kontak dan berbagi pandangan tentang kerja, masalah dan solusi. Untuk mencapai penyebaran pengetahuan massa yang ideal, alat manajemen menggabungkan pembuatan halaman web untuk memfasilitasi penataan sejumlah dokumen dan membuat dokumen banyak tersedia.

Alat manajemen juga memiliki ruang pertemuan virtual yang beroperasi secara real time, secara bersamaan dan langsung untuk semua karyawan, yang mungkin didistribusikan namun dalam lokasi yang berbeda sehingga mereka tetap terhubung dan dapat bertukar informasi sekaligus. Berbagai kemungkinan yang tersedia, seperti chatting, konferensi video, forum, email dan halaman web.

Praktek Komunitas                                

Praktek komunitas dapat dipandang sebagai hal penting untuk berbagi dan pengayaan pengetahuan serta alat yang berguna untuk pelaksanaan manajemen pengetahuan.Setelah praktek komunitas telah muncul organisasi memutuskan tiga pertimbangan utama yang perlu diperhitungkan. Ini adalah ukuran masyarakat, sistem interaksi, dan alokasi anggaran untuk mendukung memadainya kegiatan.

Ukuran dari praktik komunitas penting. Perlu cukup besar untuk memungkinkan massa kritis tetapi cukup kecil untuk menghindari hambatan langsung interaksi. Jumlah aktual tergantung pada cara di mana hubungan berkembang dan kepemimpinan informal yang tumbuh dalam masyarakat.

Selain menentukan ukuran masyarakat, juga diperlukan untuk memilih sistem yang tepat dari interaksi. Dalam beberapa kondisi, pertemuan tatap muka tidak bisa diandalkan, seperti kondisi geografis yang  jauh. Untuk masalah jarak ini dapat diselesaikan sebagian, melalui penggunaan informasi interaktif dan teknologi komunikasi seperti konferensi video, panggilan teleconference, telekonferensi di situs web, e-mail dan forum. Namun dalam interaksi virtual ada faktor-faktor lain yang dapat membatasi partisipasi, peserta biasanya hanya terlihat ketika mereka membuat kontribusi. Reaksi atau bahasa tubuh wajah dari
peserta lain yang mendengarkan mungkin tidak terlihat di sepanjang waktu. Selain itu, anggaran dan ketersediaan sumber daya keuangan sangat penting diperlukan praktek komunitas untuk investasi yang akan menghasilkan hasil.

Inti dari masyarakat dari praktek. Ini adalah ilmu yang bermanfaat, alat manajemen yang bisa mempromosikan pertukaran bebas. Ide dan pengetahuan mengakibatkan pertumbuhan dan pengayaan ide-ide dan pengetahuan, yang akhirnya menyumbang untuk manfaat dan keunggulan kompetitif dari organisasi yang bersangkutan.